Controle interno

Introdução

A reordenação econômica, política, social e cultural ocorrida no Mundo nos últimos anos determinou uma nova postura dos empresários em relação aos seus ativos, pois, verifica-se que um grande número de empresas não sobrevive ao primeiro ano de existência. Entre uma série de motivos que levam a essa desastrosa situação, uma delas pode ser atribuída às deficiências em seus sistemas de controle interno. Os problemas de controle interno encontram-se, na empresa moderna, em todos os seus segmentos: compras, vendas, contas a pagar, contas a receber, estoques, etc. O exercício de um adequado controle sobre cada uma dessas áreas assume fundamental importância para que se atinjam os resultados mais favoráveis com menores desperdícios. Através deste texto, compreendemos o papel fundamental do controle interno no exercício das atividades da empresa, pois não se limita à área contábil e financeira, mas engloba os planos da organização e todos os métodos usados para proteger seus ativos, além de verificar a exatidão e a fidedignidade de suas informações contábeis, financeiras, administrativas e operacionais, e promove a eficiência e a eficácia operacional, bem como estimula a observância de normas e diretrizes da administração.

Conceitos

O Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO), elaborou, em 1992, um estudo publicado com o título Internal Control - Integrated Framework, cujo relatório descreve controle interno como um processo efetuado por conselho de administração, gerentes e outros funcionários, com o intuito de garantir razoável segurança do cumprimento dos objetivos. De acordo com o estudo, todas as empresas de pequeno, médio e grande porte podem ter controles internos efetivos. Para o COSO controle interno consiste em cinco componentes, relacionados com integridade, competência e ambiente de controle. Os componentes são:

     a) Ambiente de Controle - O ambiente de controle fixa o tom de uma organização, enquanto influencia a consciência de controle de seu pessoal. É a base para todos os outros componentes, determinando disciplina e estrutura;

     b) Avaliação de Risco - Toda e qualquer entidade, para cumprir os seus objetivos, enfrenta uma variedade de riscos vindos de fontes externas e internas que devem ser avaliados;
     c) Atividades de Controle - Controles das atividades ou procedimentos de controles são as políticas e procedimentos que asseguram o cumprimento dos objetivos e identificam os riscos relacionados;
     d) Informação e comunicação - As informações devem ser identificadas e comunicadas de uma forma e e com um prazo que permitam às pessoas cumprirem suas responsabilidades. Mensagens e informações relevantes são comunicadas por todas as partes da empresa;
     e) Monitoramento - Sistemas de controles internos precisam ser monitorados, e políticas e procedimentos modificados, quando necessário.

Princípios do controle interno

Os princípios e fundamentos do controle interno não são uniformes para todas as empresas. Cada empresa deverá estabelecê-los dentro de sua realidade e sua estrutura. É responsabilidade da administração, o estabelecimento e a manutenção do sistema de controle interno adequado às atividades desenvolvidas pela empresa. 

Responsabilidade - Deve ter uma delimitação exata da responsabilidade de cada funcionário ou setor interno da empresa. Com a finalidade de assegurar que todos os procedimentos de controles sejam executados; detectar erros e irregularidades; apurar as responsabilidades dos atos cometidos quando necessário.

Exemplos de tarefas internas de controle, que precisam de responsáveis definidos:

     a) Aprovação de aquisição de bens e serviços;

     b) Certificação do recebimento de bens ou prestação dos serviços;

     c) Programação financeira do pagamento;

     d) Guarda de talonários de cheques em branco. 

Rotinas internas - A empresa deve criar um manual de organização com todas as suas rotinas internas e com as instruções necessárias para estimular a normalização, a eficiência e evitar erros. Nesse manual devem estar contidos informações sobre suas rotinas internas, e formulários internos e externos a serem utilizados, como por exemplo, instruções para o preenchimento e destinações dos formulários internos e externos; e procedimentos internos referentes aos diversos setores da empresa. 

Segregação de funções - A contabilização e o acesso aos ativos não podem ser feitos por um mesmo funcionário. Essas funções, devido à possibilidade de manipulação de fatos que possam encobrir fraudes, devem ser segregados. Vamos citar alguns exemplos de incompatibilidade entre as funções:

     a) Compras e Recebimentos de bens - O funcionário poderia incluir um processo de compra falso no sistema, evidenciar o recebimento do bem que não entrou na empresa e posteriormente se beneficiar com o produto do pagamento.

     b) Contabilidade e contas a pagar - O empregado poderia incluir um documento falso no sistema, contabilizá-lo e liberá-lo para pagamento na área financeira e posteriormente se beneficiar com o produto do pagamento.

     c) Contabilidade e Custódia de bens - O funcionário poderia contabilizar um bem como despesa para se apropriar dele indevidamente.

     d) Recebimento de bens e contas a pagar - O empregado poderia incluir um documento falso no sistema, liberá-lo para pagamento e posteriormente se beneficiar com o produto do pagamento. 

Acesso aos ativos - Os ativos da empresa devem ser administrados por funcionários responsáveis, mas que tenham poder limitado para evitar possíveis fraudes. 

Conferência de ativos - Os ativos devem ser periodicamente contados e confrontados com os saldos dos registros contábeis. Esse processo deve ser realizado por um funcionário que não tenha acesso aos ativos, para que não venha beneficiar-se de algum ativo e afirmar que estão de acordo com os registros contábeis.

As conferências dos ativos podem ser da seguinte forma:

     a) Contagem de caixa e comparação com o saldo da razão geral;

     b) Contagem física de títulos e comparação com o saldo da conta de investimentos da razão geral;

     c) Conciliações bancárias;

     d) Inventário físico dos bens e comparação com suas contas da razão geral. 

Adequadação de equipe - A qualificação profissional e a quantidade de empregados devem ser adequadas para atender as reais necessidades de cada área.

Subordinação orgânica e funcional - Normalmente os recursos técnicos, humanos e financeiros das empresas são escassos, sendo assim, para que haja uma boa administração desses recursos devemos planejar a hierarquia da empresa de modo que as atividades objetivas da empresa e não as intermediárias sejam subordinadas diretamente ao principal executivo ou ao controlador, tendo por consequência prioridades a serem atendidas. 

Sistemas integrados - O controle interno deve possuir sistemas integrados de modo que uma área possa controlar outra. Devendo ter registros somente de transações devidamente autorizadas e tendo seus cálculos, valores, classificações e controles conferidos.

Auditoria interna - É necessário que haja um departamento de Auditoria interna na empresa para fiscalizar, revisar e avaliar se o controle interno está sendo bom o suficiente para suprir as necessidades empresariais.

Custos do controle x benefícios - Não podemos nos esquecer que o custo do controle interno não deve exceder os benefícios por ele alcançados. Ao planejar um controle interno deve-se levar em consideração e com bom senso se ele é realmente necessário e se o seu custo será recompensado pelas vantagens obtidas por implantá-lo.

Objetivos do controle interno

No momento em que se desenvolve um sistema de controle interno, as empresas devem objetivar que este apresente as características a seguir relacionadas:

     • Confiabilidade - propiciar a obtenção de informações corretas para executar suas operações. As informações estão diretamente ligadas às decisões que a administração deseja tomar;

     • Tempestividade - as informações devem ser atuais e exatas, pois são imprescindíveis no momento da tomada de decisões;

     • Salvaguarda de ativos - os ativos de uma organização representam a aplicação de seus recursos, dessa forma, compreende-se que devem ser protegidos de qualquer ato que venha prejudicá-los. Compreende-se ativos, como físicos (estoques, imobilizado), e não físicos (contas e receber, direitos);      • Otimização no uso de recursos - tanto quanto possível, deve-se haver a duplicação de esforços na

execução das atividades e desencorajar o uso ineficiente dos recursos da empresa;

     • Prevenção e detecção de roubos e fraudes - não é aceitável na atividade empresarial, tampouco em outras atividades, a ocorrência de roubos, fraudes e outras ações de natureza escusa. 

Tipos de controle interno 

O controle interno na empresa pode ser bem amplo. Para facilitar podemos dividí-lo em controles contábeis e controles administrativos. 

Controles internos contábeis

Realizados para garantir a proteção dos ativos e a confiabilidade dos dados contábeis, onde os controles internos contábeis devem atender a cinco objetivos básicos:

     • Totalidade: todas as transações (fatos contábeis) devem ser registradas nos livros contábeis no mesmo período em que ocorrem;

     • Validade: todas as transações registradas representam eventos econômicos realmente ocorridos e são executadas de acordo com os procedimentos determinados, obedecendo à legislação vigente;

     • Exatidão: as transações são registradas no montante correto, adequadamente classificada (contabilmente e fisicamente) e em tempo hábil;

     • Manutenção: os registros contábeis, após o registro da transação, são adequadamente controlados e utilizados de forma que eles continuem a refletir as operações da entidade;

     • Segurança física: os acessos aos ativos e aos documentos que controlam o registro de suas movimentações são apropriadamente restritos a pessoal autorizado. 

Controles internos administrativos

Trata-se do plano da organização, dos métodos e das medidas coordenados e adotados em uma entidade para incrementar a eficiência operacional e promover a obediência às diretrizes estabelecidas, implementando-as por meio da seleção de pessoal apropriado, treinamento, remuneração adequada e monitoramento contínuo.

O controle no processo administrativo deve conter os seguintes fatores:

     • Estrutura organizacional: identificando as áreas responsáveis na hierarquia organizacional e a descrição de suas funções;

     • Racionalização de processos: simplificando os processos e operações, permitindo à administração concentrar seus esforços nos aspectos realmente pertinentes à sua gestão;

     • Integração dos processos de planejamento e orçamento: essa tarefa pressupõe duas facetas, de um lado, uma função de planejamento, capaz de conciliar os interesses das áreas com objetivos e as metas da organização como um todo; de outro lado, a integração dos processos de planejamento e do plano orçamentário, de tal forma que os planos operacionais anuais (refletidos no orçamento) sejam condizentes com os objetivos e as metas estabelecidos a médio e longo prazo. 

Limitações do sistema de controle interno 

Quando se fala que a empresa mantém um bom controle interno, não quer dizer que a mesma esteja isenta de fraudes. A exigência é usualmente imposta pela administração para que um controle seja eficiente em relação a seu custo, ou seja, que o custo de um procedimento de controle não seja desproporcional em relação à perda potencial, resultante de fraude ou de erro. O fato é que a maior parte dos controles tende a ser direcionada para cobrir transações conhecidas e rotineiras, e não as eventuais (transações fora do comum). Há um potencial para ocorrência de erro humano por desleixo, distração, falha de julgamento ou má interpretação de instruções. Há possibilidade de se escapar a controles por meio de conluio, seja com terceiros ou com membros da organização. Há possibilidade de que um funcionário responsável por determinado controle possa abusar de sua responsabilidade (exemplo: um membro da administração poderia passar por cima de determinado controle). E há possibilidade de que os procedimentos podem tornar-se inadequados em vista a mudanças nas condições, bem como a observância dos procedimentos pode se deteriorar.

Na aplicação dos procedimentos de controle interno, podem ocorrer falhas ou distorções resultantes de entendimento precário das instruções, erros de juízo, descuidos ou outros fatores humanos. 

Avaliação do controle interno 

Para avaliar o sistema de controle interno, é necessário que se conheça o funcionamento do sistema, os princípios e procedimentos adotados e a rotina operacional da empresa.

A avaliação do sistema de controle interno compreende:

     - determinar os erros ou irregularidades que poderiam acontecer;

     - verificar se o sistema atual de controle detectaria de imediato esses erros ou irregularidades;

     - analisar as fraquezas ou a falta de controle, que possibilitam a existência de erros ou irregularidades, a fim de determinar natureza, data e extensão dos procedimentos de auditoria;

     - emitir relatório-comentário dando sugestões para o aprimoramento do sistema de controle interno da empresa.

Nota-se que muitas vezes o sistema de controle interno adotado não cumpre sua finalidade, devido à intenção de economia de recursos ou a uma implantação incompleta e sem acompanhamento, vindo com isso a se tornar ineficaz.

No quadro abaixo é dado um exemplo ilustrativo da relação da avaliação do controle interno com o volume de testes de auditoria. Neste quadro a nota 0 (mínima) representa que não existe controle e a nota 8 (máxima) significa que o controle é excelente. Observe que o auditor sempre executa testes, mesmo no caso de o sistema de controle interno ser excelente.

Avaliação do sistema de controle interno x volume de testes

Conclusão

É de extrema importância que as empresas adotem um sistema de controle interno adequado, com a finalidade de proteger o seu patrimônio. Ao adotá-lo a empresa estará evitando fraudes, erros ou omissões, e em consequência evitará os indesejáveis custos.

Contudo, não adianta ter um controle interno excelente se o mesmo não estiver sendo aplicado na prática. Por esse motivo, é necessário que haja um auditor interno com a responsabilidade de fiscalizá-lo.

O controle interno se destina principalmente à prevenção e à adoção de medidas que possibilitem reduzir a ocorrência de problemas, ao contrário do que ocorreria no passado, quando medidas eram acionadas apenas depois dos prejuízos ocorridos, com as perdas financeiras e o comprometimento da imagem da empresa muitas vezes já se encontrando em situações irreversíveis.

Portanto, é impossível que haja uma boa gestão empresarial sem a implantação e a utilização de um bom controle interno.